Blog síce píšem v prvej osobe, ale naozaj to nie je písané z vlastnej skúsenosti, nakoľko
si to určite prečíta aj môj šéf a hľadať si v aktuálnej situácii zamestnanie asi nie je úplne zábavaja taká nie som a o týchto problémoch pri práci mi hovorili iba kamaráti.
Boli dni, kedy som prišla ráno do práce s tým, že splniť dnešný plán mi podľa skromných odhadov zaberie najviac štyri hodiny + hoďka rezerva na nečakané zadania, hoďka počas dňa rezerva na raňajky, desiatu, obed, dezert, olovrant a prvú večeru a hoďka rezerva na záverečné rozplánovanie ďalšieho dňa.
O 8 hodín neskôr, keď sa na mňa usmievali doobedné deadliny, nedojedené raňajky, fixky odsúdené na krátky život bez vrchnákov a odchádzajúci kolegovia, som si uvedomila, že by sa hodilo niečo s efektivitou mojej práce spraviť.
Existuje veľké množstvo kníh a rôznych tipov, v priebehu ďalších mesiacov som si prečítala viacero z nich. Niekomu môže pomôcť ísť si pred prácou zacvičiť a stráviť pracovný deň so slúchadlami v ušiach, každému niekomu začať pracovať o 10 a popíjať popri práci dobré víno. Ja by som sa rada v nasledovných riadkoch s vami podelila o tie tipy, ktoré sa mi ohriali v každodennom živote dlhšie než dva dni po ich prečítaní a vďaka nim som zaznamenala viditeľné pokroky.
1. Upratať veci ihneď
Ukladať všetky súbory na plochu s automaticky vygenerovaným názvom je určite rýchlejšie, ako hľadať priečinok, do ktorého súbor patrí a premenovať ho tak, aby som vedela aj o 10 minút čo to vlastne je. Čo však prácu trochu spomalí, je spätne dohľadať, ktorý zo súborov s názvom report(1), report(2)… report(32) patrí tomu klientovi, ktorému práve zdieľam obrazovku, alebo pri fakturácii zistiť, ktorú verziu cenovej ponuky sme si na poslednom stretnutí schválili. 5-minútové veci vedia byť naozaj 5-minútové, pokiaľ netrvá 50 minút sa k nim dopátrať.
Naučiť sa upratovať si rozriešené veci hneď v tom momente je pre mňa jedna z najlepších okamžitých investícii do blízkeho aj ďalekého, pracovného aj mimopracovného budúcna, na aké som zatiaľ počas môjho pracovného života prišla.
2. Nenechať sa rozptyľovať okolím
Nie je jednoduché pracovať na úlohe a úspešne ju dokončiť, pokiaľ mi bliká Messenger, vibrujú hodinky na ruke, vyskakujú upozornenia na Slacku… Upozornenia budú chodiť a je im úplne jedno, či ma vyrušujú alebo nie. Je však omnoho jednoduchšie sa im nevenovať, ak mi neblikajú 20 cm od očí. Ak mi na prečítanie správy nestačí pohnúť hlavou o pol centimetra, ale musím sa postaviť od stola, nebudem čítať správy každú minútu. Ak musím prejsť do vedľajšej miestnosti, nebudem ich čítať ani každých 10 minút. Ak budem musieť poprosiť kolegu, ktorého naháňam s deadlinom, aby vstal a mobil mi podal zo skrine, na ktorú ja nedočiahnem, nepozriem si tie správy ani každú hodinu.
Zatiaľ sa mi nestalo, že by sa niekto zbláznil od smútku, keď som obratom nereagovala na správu, pretože som mala niečo rozpracované, ja by som sa však asi zbláznila od hanby, ak by niekto zistil, že 5 minútové zadanie robím 30 minút iba zato, že si neviem nepozrieť horoskop na dnešný deň a čo mala včera Plačková na večeru neprečítať nové vydanie Forbes.
3. Rozplánovať si deň
Často som rozmýšľala, ako je možné že ráno prichádzam do práce s vidinou, že dnes všetky deadliny stíham a poobede odchádzam domov s tým, že zajtra si privstanem a všetko z dneška dokončím. Hej, tiež sa mi zdá ako dobrý vtip – stihnúť všetky deadliny alebo si privstať, ale keďže sa nikto iný na tom nezabával, musela som s tým niečo spraviť. Pomohlo mi začať si plánovať podrobne deň a zaraďovať si úlohy do „tématicky“ podobných, 20 minútových slotov.
Pripomenúť sa dodávateľovi, spojiť sa s klientom, zadať kolegovi veci… Medzi každým slotom 5 minút pauza, medzi každým druhým slotom priestor na vopred neplánované úlohy, maily, telefonáty. Ak žiadne neprídu, vyložím si nohy a scrollujem počas toho času Instagram pokračujem v tom, čo má po tomto slote nasledovať a najhoršie, čo sa mi môže stať, je, že spravím všetky veci skôr, ako som čakala.
Je veľmi dôležité vopred stanovené rozdelenie dodržiavať, zrazu sa stane omnoho ľahším nepreskakovať z jednej veci na druhú keď viem, že o 10 minút mam na ňu vyčlenený čas. Nemenej dôležité je netrvať na tom až tak striktne. Nevypínam si mobil iba kvôli tomu, že slot na obtelefonovávanie som už mala a ak mi niekto volá už druhýkrát, zdvihnem aj počas rozpísaného mailu. Tiež nie je veľmi rozumné nechať klienta čakať na faktúru, ktorú trvá stiahnuť 40 sekúnd a ani kolegovi neposlať podklady, ktoré potrebuje aby mohol začať pracovať, iba preto, že riešiť interné veci mám v pláne až za dve hodiny.
A čo z toho?
Aktuálne sa už nepripravujem tri dni na stretnutie dohľadávaním potrebných dokumentov, tiež viem na maily a telefonáty reagovať obratom, pretože viem, kde nájdem poslednú schválenú ponuku. Tiež už pre mňa nie je desivá predstava, že klient bude chcieť narýchlo nakuknúť do reportu z minuloročného septembra. Nemusím si vykladať mobil na skriňu, vypínať wifi keď idem písať blog. Nemusím si ani dávať štuple do uší, aby som nemala potrebu zapájať sa do rozhovoru vo vedľajšej miestnosti. Viem si už správne rozdeliť úlohy, aby som ich v priebehu dňa stihla, dokonca sa stihnem aj vkľude cez deň najesť. Čím ďalej, tým menej sa pristihnem pri tom, že už hodinu riešim tri 5 minútové tasky, ktoré majú omnoho nižšiu prioritu ako ten, ktorý som mala v pláne. Čaká ma ešte dlhá cesta k tomu, aby som pracovný čas strávila naozaj tak, ako si ho predstavujem, ale koho by už len bavilo neísť občas z práce s tým, že som zas nič nestihla a zajtra si už naozaj privstanem.