Na jednoduché to-do listy mi vždy stačil papier a pero. Keď som mala potrebu cítiť sa zorganizovanejšie, vytiahla som zvýrazňovače. V prípade 130% dôležitosti prišli na rad aj samolepiace papieriky kdekoľvek v byte, pripomienky v kalendári a tiež aj živí pripomínači (tých však neodporúčam, nakoľko čarovná formulka – nezabudni mi to pripomenúť keď budeme v potravinách – vie vymazať pamäť nejednému mysliteľovi).
Akonáhle však prišli na rad dôležitejšie veci než je kúpa toaletného papiera (ok, tu by sa dalo polemizovať, či je niečo dôležitejšie) prišla spolu s nimi aj potreba mať úlohy a deadliny omnoho viac zorganizované. Spoliehať sa totiž na to, že keď uvidím kolegu určite si spomeniem, že dnes má odovzdať návrh plagátu, zvyšné rozmery bannerov, zapracované pripomienky od klienta, zajtra má mať hotové prvé návrhy vstupeniek, návrh jednej podstránky a polepy sa nie vždy vyplatilo.
Rada by som vám v ďalších riadkoch predstavila užitočné nástroje, ktoré som začala využívať na mojej pozícii account managera denne a ktoré mi pomohli odbremeniť približne 90% kapacity mozgu. Budem im navždy vďačná nielen ja, ale aj tých 8 mozgových buniek, ktorým uvoľnili miesto.
1. Uľahčite si život s Asanou
Ako prvý nástroj, ktorý som sa musela naučiť ovládať, bola Asana. Jej blbuvzdorné rozhranie som si obľúbila hneď po pár minútach, keď som prišla na to ako si zmením pozadie, aktivujem konfety na obrazovke po každom dokončenom tasku (ktorých bolo vtedy presne 0) a vypnem upozornenia. ako jednoducho sa dá vďaka nej zorganizovať práca.
Je to nástroj, v ktorom viete ako tím vytvárať tasky, navzájom si ich prideľovať, zaraďovať ich do konkrétnych projektov, určovať deadliny a podobne. V taskoch sa dajú vytvárať samostatné subtasky, ktoré viete spravovať separátne.
Asanu vo firme používame naozaj dôsledne a vďaka tomu máme všetci prehľad o tom, kto čo práve rieši alebo bude riešiť. Každý task má priradený svoj projekt, určený jasný deadline a vždy na konci dňa aktuálny stav. Za úvodnú šikanu, kým som si na tento proces zvykla som aktuálne veľmi vďačná – napríklad pri zadávaní a kontrole projektov, kedy je neopísateľne jednoduchšie vytvoriť zadanie a prideliť subtask každému z tímu s potrebným deadlinom ako riešiť tieto veci mailovo alebo excelmi. Tiež nie je na zahodenie hneď ako zavolá klient vedieť, že kolegyňa ma písanie blogového článku naplánované na zajtra alebo že grafik dokončí návrh webu dnes do konca dňa.
Asana má naozaj veľké množstvo užitočných vlastností, z ktorých sa však dá vyťažiť maximum v prípade, že ju používate správne. Odporučila by som ju určite každému, kto chce mať prehľadne zorganizovanú prácu na jednom mieste a lietajúcich jednorožcov ako pochvalu za každý splnený task.
2. S Toggl je trackovanie lahoda
Druhá aplikácia, s ktorou som sa zoznámila, bol Toggl. Je to jednoduchý trackovací nástroj na princípe stopiek – tlačidlo štart pri tom, ako sa niečomu začínam venovať, tlačidlo stop potom, čo som prácu ukončila. Časový záznam viem zaradiť do konkrétneho projektu – v ptagroup ich zaraďujeme ku konkrétnemu klientovi – a pridať mu podrobnejší popis – sem vpisujeme, čo konkrétne sme pre klienta počas toho času robili. Užitočná vecička aj v prípade, ak si chcete kvôli vlastnej efektivite odtrackovať, koľko vám čo zaberie času, prípadne ak máte vymedzený čas, ktorý chcete daný deň/mesiac úlohe venovať. V Toggli si to viete ľahko skontrolovať aj keď sa k projektu vraciate opätovne.
Toggl je tiež veľká pomoc, keď sa napríklad fakturuje klientovi reálne strávený čas na projekte, alebo keď je potrebné dbať na to, aby sa spĺňali časové limity, ktoré máme na projekt vyčlenené.
Jednoducho sa dajú vygenerovať prehľadné reporty za zvolené časové obdobie, viete si ľahko spätne skontrolovať, na čom ste za uplynulé obdobie strávili najviac času.
Okrem desktop verzie sa dá stiahnuť aj appka, ktorá vás jednak upozorní, ak ste aktívny za počítačom a nemáte zapnuté trackovanie ale hlavne vás upozorní, ak máte zapnuté trackovanie ale už ste 5 minút (nastaviteľné) nepohli myšou. Ultra motivačné, naozaj by som dala ruku do ohňa za to, že som iba odbehla pozrieť instagram nie na viac ako 10 sekúnd.
Ak ste si niekedy mysleli, že máte niečo za 5 minút hotové, odporúčam Toggl. Ak si chcete ešte niekedy myslieť, že máte niečo za 5 minút hotové, neodporúčam Toggl.
3. Všetko podstatné aj menej podstatné si napíšeme v Slacku
Poslednou appkou, ktorej sa povenujem je Slack. Komunikačná platforma, ktorú využívame nielen na internú komunikáciu ale aj na komunikáciu s dodávateľmi a klientmi. Z mnohých výhod, ktoré komunikovanie týmto spôsobom ponúka, by som vyzdvihla najväčšiu – dohodnutie sa kam ideme na obed nikdy nebolo jednoduchšie.
Tiež vidíte, kedy je ten druhý online (ak práve nesedí vedľa vás v kancelárii) a pri správe vyskočí popup takže sa nemôže vyhovárať, že mail nevidel. Nehovoriac o tom príjemnom zvuku práve doručenej správy, ktorý počujeme všetci. Okrem týchto benefitov a voľnosti, ktorú nám slack do kolektívu priniesol to má však aj mnoho netyranských výhod. Množstvo jednoslovných mailov sa presunulo práve sem, množstvo rýchlych otázok bolo zodpovedaných naozaj rýchlo. Vďaka slacku sa vieme rýchlejšie skontaktovať s kolegami napríklad počas meetingu, kedy nie je možné/vhodné si zavolať alebo naopak práve počas telefonátu rýchlo zaslať skopírovaný link/heslo/screenshot. A hlavne, nikdy nebolo jednoduchšie vyjadriť emócie ako teraz.
Okrem vyššie spomenutého, na pravidelnej báze používam mnoho ďalších klasických nástrojov ako je mail, google dokumenty, kalendár a podobne, ktoré mi zjednodušujú život. Vďaka tomu, že využívam výhody niektorých zo stoviek aplikácií, vytvorených na tieto účely, viem mnoho ušetreného času tráviť efektívnejšie. Viem zabezpečiť, aby boli úlohy dokončené včas a mať prehľad v omnoho väčšom množstve projektov, ako som si kedy myslela že dokážem. Ťažko spochybniť výhody, ktoré nám všetky tieto appky a nástroje ponúkajú – preto či už máte na starosti veľké komplexné a dlhotrvajúce projekty alebo malé jednorazové úlohy bola by určite škoda, ak by ste sa rozhodli nevyťažiť z nich všetko, čo sa dá.